När korrektur behöver granskas och godkännas av flera personer
Vanligtvis räcker det med att en (1) person godkänner eller begär ändringar för att en fil skall byta status, men med denna funktion aktiverad krävs istället att två personer (eller fler om man behöver det) utför statusbyte i respektive korrektur innan status-ändring slår igenom. Inställningen gäller per projekt.
Få saker är så ineffektiva och i onödan kostnadskrävande som när kreatörer sätts att utföra korrekturändringar i material – om det visar sig vara irrelevanta eller på annat vis oönskade* förändringar.
För att undvika detta kan man aktivera funktion där status på enhet inte ändras förrän även projektledare eller annan kontrollperson har granskat beställda korrekturändringar.
Med detta minimerar man antalet korrektursvängar vilket i sin tur håller ner kostnader och även håller hela processen kort.
*) Oönskade förändringar kan vara allt ifrån ”avvikelser från annat material i samma serie”. Att förändringen strider mot regelverk i kommunikationsplan, grafisk manual eller bryter mot någon lag.
Felaktig ändringsbeställning kan även uppstå vid felläsning, missuppfattning eller faktabrist.
Aktivera funktionen för kontrollperson.
I dialogruta för registrering eller editering av projekt klickar du i ”Multiple reviewers per file” och väljer antalet ”2”. Därmed krävs statusbyte utförd av 2 personer för att statusförändring för respektive enhet skall slå igenom.
Här visar vi ett scenario
0 statusändringar
Exemplet visar att status för uppladdad enhet är gulmarkerad och här med en ”nolla” (istället för ordinarie frågetecken) vilket indikerar att ”ingen” dittills bytt status för enheten.
1 av 2 statusändringar
Här har en granskare kontrollerat materialet, lagt sina kommentarer och ändrat status. Detta indikeras med en ”etta” men statusmarkören är fortfarande gul.
2 av 2 statusändringar
Här har kontrollperson granskat beställda förändringar, gjort eventuella förtydliganden eller justeringar i beställningen och valt status “Change”. Nu först byter markören färg och notis går till kreatör i fråga.
Alternativa scenarier
Om granskare godkänt ett korrektur och även kontrollperson godkänner, då blir status ”grön”.
Om granskare begärt ändringar men kontrollpersonen förkastar dem och istället godkänner aktuell version, då blir ikonen först röd*. Här använder kontroll personen en tvingande funktion ”Forse approved” för ett slutgodkännande. (Klicka på statusikonen för att komma åt tvingande statusbyte).
*) En begärd ändring övertrumfar alltid andra statusval. Vilket är viktigt om funktionen används när grupp om flera personer än 2 skall granska innan status bestäms.